สไตล์เกียร์

8 เคล็ดลับ Microsoft Word ที่ทำให้ชีวิตง่ายขึ้น

ภาพยนตร์เรื่องไหนที่จะดู?

วันของสัปดาห์:

ประเภท:

พิมพ์: ภาพยนตร์ ชุด

ที่มา: Microsoft

Microsoft ได้เปิดตัว Office 2016 และด้วยเวอร์ชันถัดไปของชุดประมวลผลคำยอดนิยม Word แม้ว่าจะไม่มีฟีเจอร์ใหม่ ๆ มากมาย แต่ก็ยังมีเคล็ดลับบางประการที่เราคิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากเอกสารของคุณ

เราขอแจ้งให้ทราบว่าเคล็ดลับด้านล่างนี้ใช้สำหรับ Word (2016) เวอร์ชันล่าสุดของ Microsoft แต่คุณลักษณะเหล่านี้บางส่วนอาจมีอยู่บ้างในเวอร์ชันก่อนหน้านี้ อย่างไรก็ตามเราขอแนะนำให้อัปเดตเป็น Office เวอร์ชันใหม่ล่าสุดเนื่องจาก Microsoft ได้เพิ่มคุณลักษณะใหม่ ๆ ที่น่าสนใจและการปรับปรุงประสิทธิภาพ

1. ประหยัดเวลาด้วยเทมเพลต

บางครั้งคุณไม่ต้องการใช้เวลามากในการจัดรูปแบบเอกสารของคุณไม่ว่าจะเนื่องมาจากกำหนดเวลาหรือเพียงแค่รู้สึกไม่อยากจัดการกับเอกสาร คลิก 'ไฟล์' แล้วคลิก 'ใหม่' แล้วคุณจะเห็นตัวเลือกการจัดรูปแบบเอกสารสต็อกหลายรายการปรากฏขึ้น ใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ: Microsoft ยังจัดเตรียมการค้นหาที่แนะนำให้คุณอีกด้วย สิ่งที่คุณต้องทำคือเพิ่มเนื้อหาของคุณเอง

2. ค้นหาไฟล์ที่แก้ไขล่าสุดได้อย่างรวดเร็ว

การคลิก 'ไฟล์' 'เปิด' จากนั้น 'ล่าสุด' จะดึงรายการไฟล์ที่คุณเพิ่งแก้ไขขึ้นมา นี่เป็นการประหยัดเวลาเมื่อไฟล์ Word ของคุณไม่ได้อยู่ในจุดเดียวเช่นไฟล์ที่เก็บไว้ในระบบคลาวด์หรือบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นบนเครือข่ายของคุณ

3. จับตาดูริบบิ้น

ในขณะที่คุณกำลังแก้ไขเอกสารอย่าลืมสังเกตแถบนำทาง Ribbon ที่ด้านบนสุดของหน้าจอ ตอนนี้ Microsoft เปลี่ยนตัวเลือกในเมนูนี้ตามสิ่งที่คุณกำลังแก้ไขดังนั้นการคลิกที่ตารางในเอกสารของคุณจะแสดงเครื่องมือสำหรับแก้ไขและจัดการตารางเป็นต้น มีตัวเลือกให้คุณแทนที่จะต้องค้นหา (และบางครั้งก็ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะทำ)

4. แบ่งปันงานของคุณ

หากคุณต้องการทำงานร่วมกันในเอกสารกับผู้อื่น Word 2016 มีตัวเลือกเหล่านั้นภายใน Word และเป็นเรื่องง่ายสุด ๆ ปุ่ม“ แบ่งปัน” จะอยู่ที่มุมบนขวาและเมื่อคลิกปุ่มนี้จะแสดงตัวเลือกเพื่อแบ่งปันเอกสารกับผู้ที่คุณเลือก คุณยังสามารถควบคุมการเข้าถึงเพื่อแก้ไขเอกสารได้จากที่นี่

รัสเซล วิลสัน แต่งงานเมื่อไหร่

5. ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง

หลังจากแชร์เอกสารของคุณแล้วคุณจะต้องติดตามว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงไปบ้าง บานหน้าต่างตรวจสอบมีตัวเลือกเหล่านี้ทั้งหมดในที่เดียวและยังให้คุณมีอำนาจในการยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างกระบวนการทำงานร่วมกัน

6. ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

ที่มา: Microsoft

Word 2016 ก้าวไปข้างหน้าอย่างยิ่งใหญ่ในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ หากมีคนอื่นอยู่ในเอกสารและแก้ไขเอกสารคุณจะเห็นชื่อของพวกเขาและตำแหน่งที่เคอร์เซอร์อยู่พร้อมกับสิ่งที่พวกเขากำลังพิมพ์แบบเรียลไทม์ โปรดทราบว่าในการทำงานนี้คุณจะต้องแชร์เอกสารของคุณจาก OneDrive หรือใช้บัญชี SharePoint บัญชี OneDrive นั้นฟรี แต่โดยทั่วไปแล้ว SharePoint จะใช้ในการตั้งค่าทางธุรกิจเท่านั้น

7. ลองใช้ Smart Lookup

Word 2016 มีคุณลักษณะใหม่ที่เรียกว่า“ Smart Lookup” ที่ใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อช่วยคุณในระหว่างขั้นตอนการเขียน Smart Lookup สามารถช่วยกำหนดคำและวลีหรือให้ข้อมูลตามบริบทหากมีบางอย่างที่คุณไม่เข้าใจ

8. ดับเบิลคลิกและคลิกสามครั้งทำให้การจัดรูปแบบเป็นเรื่องง่าย

ใน Word 2016 การดับเบิลคลิกที่คำจะช่วยให้คุณสามารถเลือกทั้งคำนั้นได้เหมือนกับเวอร์ชันก่อน อย่างไรก็ตามคุณยังสามารถคลิกสามครั้งซึ่งจะเลือกทั้งย่อหน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจัดรูปแบบเอกสารของคุณสิ่งนี้จะเป็นประโยชน์ Word ยังมีตัวเลือกให้เลือกเฉพาะข้อความในย่อหน้าที่มีการจัดรูปแบบเหมือนกัน คลิก“ เลือก” จากแท็บหน้าแรกเพื่อค้นหาสิ่งนี้และตัวเลือกอื่น ๆ

ติดตาม Ed บนทวิตเตอร์ @edoswald